3 ETAPAS IMPORTANTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS

3 ETAPAS IMPORTANTES DA LOGÍSTICA DE EVENTOS

Saiba as 3 principais etapas da Logística de Eventos

Marcelo Banzato Blog 160 views 5 min. de leitura

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Todo evento necessita de um planejamento que envolva toda a estrutura para
a sua realização.

A logística voltada para eventos envolve todo o processo de planejamento,
execução e finalização do evento, se tornando essencial para o desenvolvimento,
funcionamento e eficiência do mesmo.

É de suma importância que a logística do evento seja bem planejada, possua
um cronograma de apoio e, também, é necessário elaborar uma previsão de
possíveis problemas e soluções ou alternativas para minimizar imprevistos, que
auxiliam no sucesso do evento.

OBJETIVOS DO EVENTO

Durante o planejamento é importante definir os objetivos do evento, a
quantidade de público, o formato e o local em que ele vai acontecer. A logística
precisa escolher e conhecer o espaço com antecedência para melhor planejar a
montagem e disposição dos ambientes do evento, a escolha deve levar em
consideração a localização, o fácil acesso, o fluxo de pessoas, a estrutura e a
segurança.

A EQUIPE DE LOGÍSTICA


A equipe de logística precisa calcular aproximadamente a quantidade de
produtos e suprimentos que serão necessários para o dia do evento, gerando um estoque equilibrado.

Para que o evento seja lembrado de forma agradável pelos participantes é importante não faltar insumos na realização e que os equipamentos funcionem
perfeitamente, para o setor financeiro da empresa é importante não sobrar
suprimentos em excesso e não ter problemas com equipamentos.

Para garantir que os suprimentos e os equipamentos vão estar corretos no dia do evento é preciso escolher os fornecedores certos, que possuam produtos ou serviços de qualidade e que sejam pontuais nos prazos. No caso de equipamentos é importante que sejam testados antes do dia do evento.
A principal ação da logística de eventos é o abastecimento dos insumos e dos equipamentos sem atrasos na chegada ou falha nas quantidades solicitadas além da retirada dos equipamentos junto aos materiais que não foram utilizados ou possam ser aproveitados em uma outra oportunidade dentro dos prazos pré estabelecidos.

A equipe precisa garantir que todas as tarefas sejam desenvolvidas e que tudo esteja pronto para receber os participantes. Após o evento a empresa de logística precisa desmontar e entregar todos os equipamentos e o local como combinado previamente em contrato. Além disso é fundamental que não haja perdas e que nada seja danificado durante a movimentação dos itens do evento e sua organização para que a empresa não receba multas contratuais, tanto por danos ao local como atrasos na retirada.

Toda a equipe do evento precisa estar treinada e em harmonia para que tudo
saia conforme o planejado. Todos precisam receber instruções claras e objetivas
sobre as necessidades, os objetivos e preferências da empresa e do evento. 

Com a equipe alinhada, trabalhando dentro do prazo e com uma boa comunicação durante o processo é garantia de um evento de sucesso.

EXPERIÊNCIA DO CLIENTE


Para que seja feito um evento de sucesso é necessário estar pensando
sempre na experiência em que o participante ou cliente vai ter. Desde o planejamento até o pós evento é importante pensar e dedicar tempo pesquisando o que será melhor aceito pelo público. Já que o sucesso do evento depende da satisfação de quem participa.


Converse com nossa equipe para saber mais sobre logística de eventos,
neste artigo foram explanadas algumas ações importantes, tem muito mais. Entre em contato conosco para fazer um evento de sucesso!

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Marcelo Banzato
Marcelo Banzato

CEO da empresa Cotlog Soluções Logísticas é pós-graduado no curso Executivo em Gestão Empresarial pela Fundação Getulio Vargas. Possui em seu currículo várias certificações internacionais na área da hipnoterapia.

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